Introducción
En un contexto de creciente regulación y constante digitalización, los procesos de onboarding digital a través de Salesforce permite a las empresas realizar tareas de verificación de identidad por video y comunicaciones certificadas para departamentos comerciales, operativos, Atención al Cliente , entre otros. Además, estas tareas se ejecutan con seguridad, confianza e integración con el resto de sistemas de la compañía.,…
Mediante los conectores Salesforce Ready y el uso de prestadores de servicios de confianza cualificados, las empresas pueden automatizar en Salesforce altas de clientes y usuarios con trazabilidad, cumplimiento normativo y valor legal probatorio, sin necesidad de recurrir a sistemas externos desconectados.
¿Qué es el proceso de onboarding digital en Salesforce?
El proceso de onboarding digital en Salesforce incluye un conjunto de tareas y actividades que permiten dar de alta a un cliente o usuario de forma 100 % digital.
Las dos tareas principales son la de vídeoidentificación y las comunicaciones certificadas. Mientras que en la primera, las actividades que la componen buscan confirmar quién es la persona de manera fiable, las comunicaciones certificadas, sirven para demostrar qué información se envió, cuándo y si se recibió por parte del cliente o usuario.
Este enfoque es especialmente relevante en sectores como el financiero, el asegurador, las utilities (energía, telecomunicaciones…) y las Administraciones Públicas (organismos y entidades públicas, administraciones municipales) entre otros. En todos ellos la identidad, la trazabilidad y el cumplimiento normativo son requisitos críticos.
¿Por qué el onboarding digital es un proceso estratégico?
La incorporación digital de clientes o usuarios ha dejado de ser un simple punto de entrada para convertirse en un proceso estratégico que impacta, directamente en aspectos tan importantes como:
- Conversión y time‑to‑value.
- Riesgo legal y regulatorio.
- Coste operativo.
- Experiencia y confianza del cliente.
Pero las organizaciones necesitan procesos que combinen rapidez y seguridad, sin frenar el crecimiento ni sobrecargar a los equipos internos. Y esto se consigue, en parte, a través de la tecnología.
Salesforce como plataforma orquestadora
Salesforce actúa como la plataforma orquestadora del onboarding digital, con la centralización de la información y los flujos de trabajo en:
- Sales Cloud: captación y contratación.
- Service Cloud: gestión y atención para después del alta.
- Marketing Cloud: comunicaciones y consentimientos.
Sin embargo, Salesforce no sustituye a las figuras reguladas necesarias para dotar de valor legal a estos procesos. Su fortaleza está en integrarlas de forma nativa.
¿Qué funcionalidades no cubre Salesforce de forma nativa?
Aunque Salesforce permite modelar flujos complejos, no incorpora de serie capacidades tan importantes en ciertos procesos, o incluso indispensables, como:
- Videoidentificación certificada.
- Comunicaciones fehacientes.
- Firma electrónica cualificada o avanzada.
- Custodia legal de evidencias.
Estas funciones deben apoyarse en prestadores de servicios de confianza cualificados, conforme al marco europeo eIDAS como es MailComms Group, el grupo en el que se integra Unified Comms.
¿Qué es un prestador de servicios de confianza cualificado (eIDAS)?
Un prestador de servicios de confianza cualificado es una entidad regulada que puede otorgar validez legal probatoria a procesos digitales como:
- Notificaciones certificadas,
- Identificación electrónica.
- Firma electrónica.
- Sellado temporal y custodia de evidencias.
Integrar estas capacidades dentro de Salesforce permite cumplir con requisitos necesarios de Legal, Cumplimiento, Seguridad y Auditoría, sin crear procesos paralelos.
Conectores Salesforce Ready: Videoidentificación y Comunicaciones Certificadas
Los conectores Salesforce Ready permiten gestionar, sin fricciones, acciones y requisitos normativos o de experiencia de cliente de ámbitos como la seguridad, la gobernanza, la coherencia de los modelos de datos o la relación con los usuarios.
Gracias a este enfoque, las organizaciones pueden ejecutar procesos legales críticos directamente desde Salesforce, sin desarrollos a medida complejos ni dependencias externas con fluidez y confianza.
Conector videoidentificación desde Salesforce
La videoidentificación permite verificar la identidad de una persona de forma remota, segura y conforme a regulación. Y hacerlo, además, a través de procesos cómodos para los usuarios, incluso para aquellos menos acostumbrados a lo digital.
El uso de nuestro conector nativo Salesforce se traduce en:
- La verificación de identidad vinculada al registro del cliente.
- La validación documental automatizada.
- Reducción de fraude.
- Cumplimiento normativo (KYC / AML).
- Evidencias auditables (trazabilidad plena con validez legal).
Se trata, por tanto, de un componente clave para procesos de alta en sectores regulados.
Conector para las comunicaciones certificadas desde Salesforce
Las comunicaciones certificadas permiten probar legalmente que una información fue enviada por el remitente y, recibida y aceptada (llegado el caso) por la persona o entidad destinataria.
Nuestro conector nativo para comunicaciones certificadas en Salesforce permite, entre otras cosas:
- Enviar notificaciones con valor probatorio,
- Gestionar aceptaciones de condiciones,
- Firmar contratos o anexos,
- Registrar automáticamente evidencias en los objetos estándar del CRM.
Así, este conector elimina silos operativos y reduce riesgos derivados de procesos manuales o plataformas desconectadas.
Casos de uso
- Entidades financieras (banca, seguros, etc. …).
- Alta de clientes.
- Contratación de productos.
- Aceptación de condiciones generales y particulares.
- Gestión de consentimientos.
- Utilities (energía, telecomunicaciones, …).
- Contratación de suministros y servicios.
- Cambios de titularidad.
- Portabilidades.
- Comunicaciones contractuales certificadas.
- Administraciones Públicas (organismos y entidades públicas, administraciones locales, …).
- Registro de ciudadanos.
- Tramitación de procedimientos.
- Notificaciones fehacientes.
- Firmas electrónicas de solicitudes.
¿Cómo funciona el proceso de onboarding digital en Salesforce?
Aunque varía dependiendo de las necesidades de cada compañía, el sector o la normativa que lo regule, el proceso de proceso de incorporación de clientes en Salesforce suele seguir estas fases:
- Captura de datos y documentación.
- Verificación de identidad por video.
- Comunicación certificada de condiciones.
- Firma electrónica del acuerdo.
- Generación y custodia de evidencias.
El resultado es un proceso rápido, seguro y defendible legalmente además de, como destacábamos, sencillo para los usuarios, confiable y positivo para la inclusión digital.
Beneficios clave para la organización
Implementar el proceso de onboarding digital con tareas y actividades de videoidentificación y comunicaciones certificadas en Salesforce permite:
- Reducir tiempos de alta.
- Minimizar errores y fraude.
- Mejorar la experiencia del cliente.
- Cumplir con las diferentes regulaciones sin añadir fricciones en los procesos.
- Centralizar trazabilidad y evidencias.
- Escalar operaciones sin aumentar la complejidad de gestión.
A quién aporta valor este enfoque
- Dirección y negocio: por la eficiencia y control del riesgo añadidos.
- IT y Sistemas: integración limpia y escalable.
- Legal y Cumplimiento: garantías jurídicas.
- Equipos Salesforce: simplicidad operativa y coherencia funcional.
Conclusión
El proceso de onboarding digital en Salesforce evoluciona hacia un modelo donde la verificación de identidad, las comunicaciones y la legalidad forman parte del proceso estándar, no de sistemas externos.
Integrar tareas y actividades de videoidentificación y comunicaciones certificadas permite a las organizaciones operar con mayor confianza, agilidad y control, especialmente en sectores regulados.
Las empresas que adopten este enfoque estarán mejor preparadas para crecer en entornos digitales, sin sacrificar cumplimiento ni seguridad. Pero, además, ofrecerán mejores respuestas a sus clientes, sin fricciones y con experiencias de usuarios atractivas que se convierten en confianza y en un factor muy poderoso para la fidelización.
En Unified Comms ayudamos a las organizaciones a impulsar de manera segura, fiable y escalable los Procesos de Onboarding Digital en Salesforce gracias a los conectores Salesforce Ready de videoidentificación y comunicaciones certificadas. Si piensas que cualquiera de ellos pueden llevar a tu empresa a un nuevo nivel, ¿quieres que hablemos y te mostremos sus posibilidades?
