Introducción
En un contexto de creciente regulación y constante digitalización, el proceso de onboarding digital en Salesforce permite a las empresas realizar tareas de verificación de identidad por video y comunicaciones certificadas para departamentos comerciales, operativos, atención al cliente,…
Mediante conectores Salesforce Ready y el uso de prestadores de servicios de confianza cualificados, las empresas pueden automatizar en Salesforce altas de clientes y usuarios con trazabilidad, cumplimiento normativo y valor legal probatorio, sin necesidad de recurrir a sistemas externos desconectados.
¿Qué es el proceso de onboarding digital en Salesforce?
El proceso de onboarding digital en Salesforce incluye un conjunto de tareas y actividades que permiten dar de alta a un cliente, usuario o ciudadano de forma 100 % digital.
Mientras que en la tarea de Videoidentificación, las actividades buscan confirmar quién es la persona, en la tarea de Comunicaciones Certificadas, las actividades buscan demostrar qué se envió, cuándo y si se recibió.
Este enfoque es especialmente relevante en sectores como Entidades Financieras (banca, seguros, …), Utilities (energía, telecomunicaciones, …) y Administraciones Públicas (organismos y entidades públicas, administración local, …), donde la identidad, la trazabilidad y el cumplimiento normativo son requisitos críticos.
¿Por qué el onboarding digital es un proceso estratégico?
El onboarding ha dejado de ser un simple punto de entrada, impacta directamente en:
- Conversión y time‑to‑value.
- Riesgo legal y regulatorio.
- Coste operativo.
- Experiencia y confianza del cliente.
Las organizaciones necesitan procesos que combinen rapidez y seguridad, sin frenar el crecimiento ni sobrecargar a los equipos internos.
Salesforce como plataforma orquestadora
Salesforce actúa como la plataforma orquestadora del onboarding digital, centralizando la información y los flujos de trabajo en:
- Sales Cloud (captación y contratación),
- Service Cloud (gestión y atención post‑alta),
- Marketing Cloud (comunicaciones y consentimientos).
Sin embargo, Salesforce no sustituye a las figuras reguladas necesarias para dotar de valor legal a estos procesos. Su fortaleza está en integrarlas de forma nativa.
¿Qué funcionalidades no cubre Salesforce de forma nativa?
Aunque Salesforce permite modelar flujos complejos, no incorpora de serie capacidades como:
- Videoidentificación certificada.
- Comunicaciones fehacientes.
- Firma electrónica cualificada o avanzada.
- Custodia legal de evidencias.
Estas funciones deben apoyarse en prestadores de servicios de confianza cualificados, conforme al marco europeo eIDAS.
¿Qué es un prestador de servicios de confianza cualificado (eIDAS)?
Un prestador de servicios de confianza cualificado es una entidad regulada que puede otorgar validez legal probatoria a procesos digitales como:
- Notificaciones certificadas,
- Identificación electrónica.
- Firma electrónica.
- Sellado temporal y custodia de evidencias.
Integrar estas capacidades dentro de Salesforce permite cumplir con requisitos de Legal, Cumplimiento, Seguridad y Auditoría, sin crear procesos paralelos.
Conectores Salesforce Ready: Videoidentificación y Comunicaciones Certificadas
Los conectores Salesforce Ready permiten sin fricciones:
- Seguridad
- Gobernanza
- Coherencia del modelo de datos.
- Experiencia de usuario.
Gracias a este enfoque, las organizaciones pueden ejecutar procesos legales críticos directamente desde Salesforce, sin desarrollos a medida complejos ni dependencias externas.
Conector Videoidentificación desde Salesforce
La videoidentificación permite verificar la identidad de una persona de forma remota, segura y conforme a regulación.
De forma nativa en Salesforce, ofrece:
- Verificación de identidad vinculada al registro del cliente.
- Validación documental automatizada.
- Reducción de fraude.
- Cumplimiento normativo (KYC / AML),
- Evidencias auditables.
Es un componente clave para procesos de alta en sectores regulados.
Conector Comunicaciones certificadas desde Salesforce
Las comunicaciones certificadas permiten probar legalmente que una información fue enviada, recibida y aceptada.
De forma nativa en Salesforce, permiten:
- Enviar notificaciones con valor probatorio,
- Gestionar aceptaciones de condiciones,
- Firmar contratos o anexos,
- Registrar automáticamente evidencias en los objetos estándar del CRM.
Esto elimina silos operativos y reduce riesgos derivados de procesos manuales o plataformas desconectadas.
Casos de uso
- Entidades Financieras (banca, seguros, …)
- Alta de clientes.
- Contratación de productos.
- Aceptación de condiciones generales y particulares.
- Gestión de consentimientos.
- Utilities (energía, telecomunicaciones, …)
- Contratación de suministros y servicios.
- Cambios de titularidad.
- Portabilidades.
- Comunicaciones contractuales certificadas.
- Administraciones Públicas (organismos y entidades públicas, administración local, …),
- Registro de ciudadanos.
- Tramitación de procedimientos.
- Notificaciones fehacientes.
- Firmas electrónicas de solicitudes.
¿Cómo funciona el proceso de onboarding digital en Salesforce?
El proceso de proceso de onboarding en Salesforce suele seguir estas fases:
- Captura de datos y documentación.
- Verificación de identidad por video.
- Comunicación certificada de condiciones.
- Firma electrónica del acuerdo.
- Generación y custodia de evidencias.
El resultado es un proceso rápido, seguro y defendible legalmente.
Beneficios clave para la organización
Implementar el proceso de onboarding digital con tareas y actividades de videoidentificación y comunicaciones certificadas en Salesforce permite:
- Reducir tiempos de alta.
- Minimizar errores y fraude.
- Mejorar la experiencia del cliente.
- Cumplir con regulación sin fricción.
- Centralizar trazabilidad y evidencias.
- Escalar operaciones sin aumentar complejidad.
A quién aporta valor este enfoque
- Dirección y negocio: eficiencia y control del riesgo.
- IT y sistemas: integración limpia y escalable.
- Legal y cumplimiento: garantías jurídicas.
- Equipos Salesforce: simplicidad operativa y coherencia funcional.
Conclusión
El proceso de onboarding digital en Salesforce evoluciona hacia un modelo donde identidad, comunicación y legalidad forman parte del proceso estándar, no de sistemas externos.
Integrar tareas y actividades de videoidentificación y comunicaciones certificadas permite a las organizaciones operar con mayor confianza, agilidad y control, especialmente en sectores regulados.
Las empresas que adopten este enfoque estarán mejor preparadas para crecer en entornos digitales, sin sacrificar cumplimiento ni seguridad.
En Unified Comms ayudamos a las organizaciones a impulsar de manera segura, fiable y escalable los Procesos de Onboarding Digital en Salesforce gracias a los conectores Salesforce Ready de Videoidentificación y Comunicaciones Certificadas.
